Prompts must not only be linguistically correct, but also correspond to the target audience. This includes the right address formula, an appropriate tone, data protection requirements and regional language habits. Clear construction rules and ready-to-use prompt templates make it easy to create emails, analyses, presentations and planning.
Why do French prompts require specific rules?
English prompt advice provides good basic models, but rarely takes into account the French linguistic conventions. For texts generated from prompts in French, it is necessary, for example, to determine in advance whether to use tutoiement or vouvoiement, what degree of formality to adopt and for which country the text is intended. A direct and personal approach, common in the American professional environment, can quickly seem inappropriate in French.
In addition, the needs of French SMEs often differ from those examples of generic prompts. This may involve, for example, writing a commercial proposal, following up with a supplier regarding a delivery deadline, communicating with an administration, preparing a meeting report or formulating a draft clause linked to the GDPR, which must then be subject to a legal check. Simply translated models remain too vague, because they take into account neither the size of the company, nor its sector of activity, nor the French legal framework, nor the commercial situation concerned.
For emails, contracts and customer documents, you also need take data protection into account. Personal or confidential information should only be processed in authorized AI applications and should be anonymized as much as possible. Good Prompt Engineering therefore combines linguistic instructions, business context, legal framework and clear limits for the use of data. Proven formulations can then be saved and shared in a prompt library, so teams can tackle recurring tasks more consistently, faster and with less risk of error.
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What are the components of an effective prompt in French?
A clear prompt not only indicates the subject, it also defines the perspective, context, task to be performed and output format. Precise instructions, examples, and format specifications are among the basic recommendations for working with language models. A good prompt is made up of several elements:
| Component | Explanation | Example in French |
|---|---|---|
| Role | The role tells the AI the expertise to adopt, the point of view to favor and the vocabulary to use | Before : Vérifie ce texteAfter : Tu es relecteur spécialisé dans la communication B2B en français. Vérifie la clarté du texte, son ton factuel et l’emploi cohérent du vouvoiement.
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| Context | Context provides the necessary information about the company, the target audience, the situation and the progress of the task | Before : Rédige une offreAfter : Notre entreprise artisanale propose à un client professionnel existant un contrat de maintenance pour trois climatiseurs. Le client connaît déjà nos prestations.
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| Stain | A specific action verb clearly indicates what the AI should do, such as analyzing, comparing, reformulating or structuring | Before : Peux-tu écrire quelque chose sur le délai de livraison ?After : Rédige un message factuel pour informer le client d’un retard de cinq jours ouvrés.
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| Format | The output format defines the structure of the response and facilitates its reuse | Before : Résume la réunionAfter : Présente le compte rendu dans un tableau comportant les colonnes Sujet, Décision, Tâche, Responsable et Échéance.
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| Constraints | The constraints specify in particular the length, tone, form of address, authorized sources and elements to avoid | Before : Rédige un email clientAfter : Utilise le vouvoiement et limite le texte à 120 mots. Évite les formulations promotionnelles et n’invente ni dates ni engagements.
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Not all French prompts need all five elements. For recurring tasks in the office, role, task and format constitute a practical minimum. Context and constraints are added as soon as the target, data protection, tone or technical precision become more important.
What models of prompts in French should you use on a daily basis in the office?
The French prompt templates below can be copied directly. Information in square brackets should be replaced with your own data.
Write a formal email with dedication
This template is suitable for customers, suppliers, administrations and other formal business contacts.
Contexte : tu es une assistante expérimentée pour la communication professionnelle en français et souhaites écrire un email à [destinataire et fonction]
Motif : [motif]
Objectif de l’email : [résultat souhaité]
Informations importantes : [points clés]
Tâche : formule un email poli et factuel en français
Format :
- objet explicite
- formule d’appel appropriée
- au maximum trois courts paragraphes
- appel à l’action clair
- formule de salutations formelle
Contraintes : utilise systématiquement la forme de vouvoiement. Évite les phrases toutes faites, les exagérations promotionnelles et les promesses non étayées. Marque les informations manquantes avec //À COMPLÉTER//.Write a personal email with familiarity
This variant is suitable for colleagues, known business partners or companies with a well-established familiarity culture.
Contexte : tu es une assistante expérimentée en communication professionnelle interne et personnelle. Écris un email à [nom ou fonction], avec qui tu entretiens la relation suivante : [collègue, partenaire commercial de longue date ou membre de l’équipe]
Motif : [motif]
Objectif de l’email : [résultat souhaité]
Informations importantes : [points clés]
Tâche : formule un email amical et direct en français
Format :
- objet court
- formule d’appel personnelle
- 120 mots maximum
- prochaine étape clairement définie
Contraintes : utilise systématiquement la forme du tutoiement. Le texte doit paraître professionnel, mais pas formel. Évite l’enthousiasme excessif et les anglicismes inutiles.Summarize a text
This model makes it possible to reduce reports, minutes or specialized texts to essential messages.
Contexte : tu es une assistante spécialisée qui travaille de manière factuelle et souhaites résumer un [type de document]
Tâche : résume le texte suivant pour [public cible] : [texte]
Format :
1. message clé en une phrase
2. cinq points principaux sous forme de liste à puces
3. décisions, échéances et questions en suspens mentionnées dans une liste séparée
Contraintes : utilise uniquement les informations fournies dans le texte. N’ajoute pas vos propres connaissances. Signale les informations peu claires ou contradictoires.Structuring a research question
This prompt allows you to transform a general topic into a precise and verifiable research question.
Contexte : tu es une assistante de recherche pour une entreprise de taille moyenne du secteur [branche] et souhaites disposer des éléments nécessaires pour prendre une décision sur le sujet suivant : [sujet ou question]
Tâche : structure un plan de recherche
Format :
- question principale centrale
- cinq sous-questions
- termes de recherche appropriés
- types de sources privilégiés
- critères d’évaluation des sources
- informations manquantes à clarifier avant de commencer
Contraintes : n’invente aucune source, étude ou donnée chiffrée. Donne la priorité aux autorités, publications scientifiques, organismes de normalisation et informations officielles des fournisseurs.Create a presentation plan
The template creates a clear structure for internal or external presentations.
Contexte : tu accompagnes des entreprises B2B dans la conception de présentations professionnelles et souhaites préparer une présentation sur [sujet]
Public cible : [public cible]
Objectif de la présentation : [informer, convaincre ou préparer une décision]
Durée de la présentation : [durée]
Tâche : élabore un plan de présentation clair et cohérent
Format :
- une proposition de titre
- dix diapositives maximum
- pour chaque diapositive, un titre et trois points clés
- des suggestions de graphiques ou de visualisations adaptés
- une recommandation d’action finale
Contraintes : commence directement par la problématique de l’entreprise. Évite les introductions générales et les chiffres non étayés.Write a report based on key points
From unstructured notes, the model generates a structured results report.
Contexte : tu es chargé de rédiger les comptes rendus d’une entreprise française et souhaites rédiger le compte rendu d’une [réunion d’équipe, d’un rendez-vous client ou d’une réunion de projet]
Date : [date]
Notes principales : [insérer les notes]
Tâche : à partir de ces notes, rédige un compte rendu factuel centré sur les résultats de la réunion
Format :
- contexte et objectif de la réunion
- sujets abordés
- décisions prises
- questions en suspens
- tâches à réaliser, avec la personne ou la fonction responsable et l’échéance
Contraintes : n’ajoute aucune information qui ne figure pas dans les notes. Indique //À CLARIFIER// lorsque la personne responsable n’est pas clairement identifiée ou qu’une échéance est manquante.Post on social media
The model takes into account the platform, target market and address form.
Contexte : tu fais partie de l’équipe chargée des réseaux sociaux d’une PME française et souhaites rédiger une publication pour [LinkedIn, Facebook ou Instagram]
Public cible : [public cible]
Sujet : [sujet]
Objectif de la publication : [objectif]
Formule d’adresse souhaitée : [tutoiement, vouvoiement, ton neutre]
Tâche : rédige une publication pour les réseaux sociaux adaptée au public cible indiqué
Format :
- une accroche précise
- deux courts paragraphes
- un appel à l’action concret
- trois hashtags pertinents au maximum
Contraintes : évite les promesses exagérées, l’urgence artificielle et les formulations publicitaires trop appuyées. Utilise de manière cohérente la formule d’adresse indiquée.Write a formal letter for an administration
The prompt helps in drafting a factual communication with an administration, but does not replace a legal review.
Contexte : tu es chargé de rédiger des courriers administratifs formels en français et souhaites rédiger un courrier concernant la démarche suivante : [type de démarche, par exemple demande d’autorisation, transmission de documents ou contestation]
Destinataire : [administration ou organisation]
Objet de la procédure : [sujet]
Référence du dossier : [référence du dossier ou aucune]
Objet de la demande : [demande]
Informations et délais pertinents : [informations]
Tâche : rédige une lettre d’accompagnement claire et factuelle
Format :
- objet
- formule d’appel formelle
- bref rappel du contexte de la procédure
- demande précise
- liste des pièces jointes
- demande de confirmation de réception ou de réponse
Contraintes : n’invente aucun fondement juridique, délai ou domaine de compétence de l’administration. Indique //À VÉRIFIER// pour toute affirmation nécessitant une vérification juridique.Which prompt models should be used for analysis and planning in SMEs?
Complex tasks require more context and more specific review criteria than a simple essay request. The starting data, assumptions, calculation methods and possible uncertainties must therefore be explicitly indicated in the French prompts.
Analyze the break-even point according to several scenarios
This model allows you to calculate the break-even point based on concrete cost and sales data, then compare the results under different business scenarios.
Contexte : tu travailles au contrôle de gestion d’une PME et souhaites calculer le seuil de rentabilité du produit ou de la prestation suivante : [désignation]
Prix de vente net par unité : [montant]
Coûts variables par unité : [montant]
Coûts fixes mensuels : [montant]
Volume de ventes prévu : [quantité]
Hypothèses supplémentaires : [informations]
Tâche : calcule le seuil de rentabilité en volume et en chiffre d’affaires ; élabore ensuite un scénario pessimiste, un scénario de référence et un scénario optimiste
Format :
1. formules utilisées
2. calcul du seuil de rentabilité
3. tableau indiquant, pour chaque scénario, le volume de ventes, le chiffre d’affaires, les coûts variables, les coûts fixes et le résultat
4. brève analyse de sensibilité
5. liste de toutes les hypothèses et des données manquantes
Contraintes : n’invente aucune valeur. Signale les données manquantes. Effectue les calculs à partir de montants nets et arrondis les résultats à deux décimales. Termine par un contrôle de plausibilité.Check a contract to identify problematic clauses and contradictions
This model allows you to carry out an initial structured analysis of a B2B contract in order to identify obligations, risks, contradictions and points requiring clarification or legal verification.
Contexte : tu es chargé d’effectuer une préanalyse structurée de contrats B2B. Cette analyse ne remplace pas les conseils d’un avocat. Analyse le contrat suivant : [type de contrat]
Cadre juridique applicable : [France, Belgique ou Suisse]
Point de vue de l’entreprise : [donneur d’ordre, prestataire, acheteur ou vendeur]
Texte du contrat ou document téléversé : [document]
Tâche : analyse le contrat afin d’identifier les principales obligations, les délais, les clauses de responsabilité, les conditions de paiement, les modalités de résiliation, les dispositions relatives à la protection des données et les éventuelles contradictions
Format : présente les résultats dans un tableau comportant les colonnes suivantes :
- référence ou clause
- contenu reformulé en langage clair
- conséquences possibles pour l’entreprise
- ambiguïté ou contradiction
- question à soumettre à un avocat
Contraintes : ne tire aucune conclusion définitive sur la validité juridique des clauses. N’invente aucune obligation légale. Distingue clairement les éléments explicitement mentionnés dans le contrat, les hypothèses et les risques potentiels.Prepare for a negotiation
With this prompt, SMEs can systematically prepare their objectives, negotiation margins, counter-arguments and possible concessions.
Contexte : tu accompagnes une PME B2B dans la préparation de négociations commerciales et souhaites préparer une négociation portant sur le sujet suivant : [objet de la négociation]
Objectif de l’entreprise : [objectif]
Exigences minimales : [exigences]
Informations connues sur les intérêts de l’autre partie : [informations connues]
Points négociables : [prix, durée, quantité, niveau de service ou autres éléments]
Points non négociables : [éléments]
Tâche : élabore une préparation structurée de la négociation
Format :
- objectif de l’entreprise et position minimale acceptable
- trois intérêts possibles de l’autre partie
- principaux contre-arguments susceptibles d’être avancés
- réponses adaptées à ces contre-arguments
- concessions envisageables et contreparties à demander
- trois solutions de remplacement en cas d’échec de la négociation
- proposition pour ouvrir l’entretien
Contraintes : présente explicitement toute supposition comme une hypothèse. N’utilise aucun nom réel ni aucune information confidentielle sur l’entreprise. N’invente aucune donnée de marché.Compare logistics planning
The model helps compare different delivery and transportation options based on costs, capacities, delivery times and security of supply.
Contexte : tu travailles dans le domaine de l’analyse de la chaîne d’approvisionnement pour une PME et souhaites élaborer un plan de livraison pour les produits et quantités suivants : [informations]
Sites de stockage et niveaux de stock : [informations]
Destinations et besoins à couvrir : [informations]
Coûts de transport : [informations]
Contraintes de capacité : [informations]
Délais de livraison et niveau de service souhaité : [informations]
Tâche : élabore un plan de livraison tenant compte des coûts, des délais, des capacités disponibles et de la sécurité d’approvisionnement. Compare au moins deux scénarios de planification.
Format :
- tableau indiquant, pour chaque trajet, la quantité, les coûts, le délai de livraison et le taux d’utilisation de la capacité
- avantages et inconvénients de chaque scénario
- goulets d’étranglement et risques identifiés
- scénario recommandé avec justification
- liste des données supplémentaires nécessaires
Contraintes : utilise exclusivement les données fournies. Signale les valeurs manquantes ou contradictoires. Distingue clairement les résultats calculés des estimations.Note
IONOS GPT allows you to directly import contracts, tables and reports to use them as context. For complex multi-step tasks, such as financial modeling, contract analysis or logistics planning, it also offers an advanced reasoning mode. The data is processed exclusively within the European Union and is not used to train AI models.
When writing prompts in French, the results are often disappointing when the task remains too vague, the form of address or the tone is not specified or the format constraints are poorly defined. The following examples present common errors and show how to improve a prompt in a targeted manner by adding a few specific instructions.
| Error | Prompt not very effective | Improved Prompt |
|---|---|---|
| Wording too vague | Rédige un email.
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Rédige un email de relance courtois destiné à un client professionnel qui a reçu une proposition commerciale il y a sept jours. Limite le texte à 100 mots.
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| Address form and tone not specified | Rédige une publication pour nos clients.
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Rédige une publication LinkedIn factuelle destinée aux responsables des achats d’entreprises industrielles françaises. Utilise le vouvoiement et évite les clichés publicitaires.
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| Format not indicated | Résume la réunion.
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Résume la réunion dans un tableau comportant les colonnes Décision, Tâche, Responsable et Échéance.
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| No instructions to avoid invented information | Vérifie le contrat et indique les lois applicables.
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Utilise uniquement le texte du contrat et les sources que je fournis. N’invente aucune disposition légale ni décision de justice. Signale clairement les informations qui nécessitent une vérification externe.
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| Request for improvement too general | Améliore le texte.
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Réduis le texte à 120 mots, emploie systématiquement le vouvoiement et remplace les formulations générales par des formulations concrètes.
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The first answer doesn’t have to be final. Reminders such as “What information is missing?” », “What hypotheses can we retain? » or “Revise only the second paragraph” can achieve the desired result more quickly than writing a new prompt. This approach allows you to gradually refine your French prompts and obtain more precise responses.
The chain-of-thought-prompting is particularly suitable for tasks that involve several steps of calculation, comparison or logical verification. Rather than only asking for the final result, the prompt can specify which intermediate elements must be presented in a verifiable manner, for example the formulas used, the assumptions made, the intermediate results and the verification steps. The answer thus becomes easier to understand, verify and correct.
A prompt intended to perform a price calculation could, for example, be worded as follows:
Calcule le prix de vente net d’un produit à partir des données suivantes : 42 € de coûts de matière, 28 € de coûts de fabrication, un taux de frais généraux de 20 % et une marge cible de 15 %. Présente le résultat en distinguant les coûts directs, les frais généraux, le coût de revient, la marge et le prix de vente net. Indique la formule utilisée à chaque étape, liste séparément les hypothèses retenues et termine par un calcul de vérification afin de contrôler la cohérence du résultat.Note
Many models already offer integrated modes of reasoning. The IONOS GPT reasoning mode can, for example, automatically break down a complex task into several steps. Detailed instructions are therefore not always necessary. However, they remain useful when certain steps must appear explicitly in the response, for example hypotheses, intermediate calculations or checks carried out.
With the few-shot-promptingthe AI receives one or more examples of the expected result. This makes it easier to reproduce the desired tone, structure and style. This method is particularly useful when the texts must respect terminology and editorial rules common to the entire company.
An example of a few-shot in French could be formulated as follows:
Exemple d’email :
« Madame Berger, merci pour cet échange constructif. Comme convenu, le récapitulatif est joint à cet email. Nous restons à votre disposition pour toute question complémentaire.
Cordialement »
À partir de cet exemple, rédiger un email similaire destiné à un client ayant participé la veille à une démonstration de produit. Le remercier pour sa participation, annoncer l’envoi des documents promis et lui proposer un rendez-vous la semaine suivante. Reprendre le même style factuel et employer le vouvoiement.The example does not necessarily have to correspond exactly to the new case in substance. Above all, it must clearly define the form of address, the length of the sentences, the tone and the structure to be reproduced. It can thus serve as a reliable model for other prompts in French.
In summary: good prompts in French combine structure and context
Effective French prompts are based on a clear structure and take into account the target audience, form of address, tone and context. Ready-to-use templates make it easy to get started with writing prompts. Through targeted reminders and successive revisions, these templates can then become personalized templates for recurring tasks.
For analyzes involving sensitive data, contracts, or business planning, it is recommended to use an AI assistant that processes and stores data in the European Union, clearly defines the processing terms, and does not use user input to train its models. The most effective prompts should be centralized, verified regularly, and integrated into a common company-wide library.
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