Prompts Copilot: examples and tips for good results

A Copilot prompt is an instruction that tells Microsoft’s AI assistant what task to perform. A good prompt not only specifies the objective, but also provides the necessary context, the intended audience, the expected output format and the desired tone. The more detailed these elements are, the more precise and usable the result obtained.

What is a Copilot prompt?

A prompt is a question, instruction or description entered into Microsoft Copilot to tell it what task to perform. For example, you can ask the AI ​​to write text, summarize information, analyze data or generate ideas for a presentation.

The quality of the response largely depends on the precision of your request, a principle also called prompt engineering. A prompt like “Write an email” leaves many questions unanswered: Who is the message addressed to? What is its objective? What level of detail and tone should be used? The more you providerelevant informationthe less assumptions Copilot has to make.

To structure effective Copilot prompts, Microsoft highlights four elements in particular: purpose, context, source and expectations. In practice, these elements can be simplified into the following form:

• Stain : what action should Copilot actually carry out?
• Context : what information, data or background should the AI ​​take into account?
• Format: how should the result be presented and how long should it be?
• Your : what style or effect should the text have on the target audience?

A complete Copilot prompt can for example look like this:

Résume le rapport de projet suivant pour la direction. Concentre-toi sur les coûts, les retards et les décisions en suspens. Présente le résultat sous forme de cinq bullet points et d’une courte recommandation d’action. Rédige de manière factuelle, précise et sans termes techniques spécialisés.

A good Copilot prompt doesn’t need to be long. The main thing is that it contains relevant and sufficiently precise information for the requested task.

Formulate a specific request rather than a vague one

Use clear action verbs such as “analyze,” “compare,” “shortcut,” “prioritize,” or “create.” Also indicate what Copilot should focus on in its responses.

Instead of simply asking “Analyze the numbers,” say something like:

Analyse l’évolution du chiffre d’affaires des douze derniers mois. Identifie les trois plus grands écarts mensuels et indique les causes possibles.

Provide relevant context

Copilot does not automatically know all the elements related to your request. So add information on the target, the objective and the starting situation. Depending on the task, you can also reference an existing email, document or table in your Copilot prompts.

Set output format

Specify if you wish to obtain continuous text, a table, a list, an email or a presentation structure. In addition, indications on the expected length can improve the result, for example: “150 words maximum” or “five slides with three points each”.

Gradually improve results

The first Copilot prompt does not have to produce a perfect response. Refine gradually the result by continuing the conversation, asking additional questions and specifying your expectations step by step.

Positive and negative examples

Which Copilot prompts to use for emails and communication?

In Outlook, Copilot can create draft emails, prepare responses and summarize long exchanges. The “Coaching by Copilot” feature can provide suggestions on the tone, clarity and potential impact of a draft. However, the available features depend on the version of Outlook used and the associated license.

The following models can be adopted and adapted directly:

Summarize an email thread:

Résume ce fil d’emails en cinq bullet points maximum. Indique la demande principale, les décisions déjà prises, les questions en suspens, les dates mentionnées et les personnes responsables pour chaque point.

Write a response to a customer request:

Rédige une réponse à cette demande client. Remercie pour le message, réponds à toutes les questions qu’il contient et indique les prochaines étapes. Le ton doit être cordial, professionnel et orienté solution. Utilise au maximum 180 mots.

Write a follow-up email after an interview:

Rédige un email de suivi à propos de l’entretien d’aujourd’hui. Résume les trois principaux résultats et énumère les tâches convenues avec, pour chacune, la personne responsable et la date. Termine le message en demandant une brève confirmation.

Formulate a difficult message professionally:

Reformule le message suivant de manière professionnelle et respectueuse. Le contenu doit être conservé, mais paraître moins accusateur. Utilise des formulations claires et factuelles et propose à la fin une prochaine étape concrète : [insérer le message]

Shorten a long email:

Raccourcis cet email à 120 mots maximum. Conserve tous les faits importants, les dates et les appels à l’action. Supprime les répétitions et formule de manière claire et polie : [insérer l’email]

Which Copilot prompts should I use for analysis and reporting?

For analysis tasks, the prompt should specify what data Copilot should examine, what comparisons to make, and in what form to present the results. Then check that the calculations, conclusions and references to sources are correct.

Identify trends in a table:

Analyse le tableau ci-joint et identifie les principales tendances, les valeurs aberrantes et les schémas saisonniers. Tiens compte de la période [période]. Résume les cinq principaux enseignements et étaye chaque affirmation avec les valeurs correspondantes.

Summarize key indicators for a monthly report:

À partir de ces données, crée un résumé pour le rapport mensuel. Tiens compte du chiffre d’affaires, des coûts, du bénéfice, des nouveaux clients et du taux de résiliation. Compare les résultats avec le mois précédent et le même mois de l’année précédente. Présente d’abord le résultat sous forme de tableau, puis sous forme d’une brève analyse.

Analyze the causes of deviations:

Analyse les écarts entre les valeurs prévues et les valeurs réelles. Classe-les par importance financière et indique, pour chaque écart significatif, une cause possible ainsi qu’une mesure corrective appropriée. Identifie clairement les suppositions comme des hypothèses.

Write an executive summary:

Rédige une synthèse exécutive de ce rapport à destination de la direction. Limite ta synthèse à 250 mots maximum. Indique les principaux résultats, risques, opportunités et décisions à prendre. Évite les détails techniques et commence par l’enseignement le plus important.

Develop a presentation structure from a report:

À partir de ce rapport, élabore une structure de présentation en six diapositives. Rédige pour chaque diapositive un titre, trois points clés et une proposition de visualisation adaptée. La cible est la direction et le temps de présentation est de dix minutes.

Create a decision note from data:

À partir des données disponibles, crée une note de décision. Compare les options [Option A], [Option B] et [Option C] en fonction des coûts, des bénéfices, des risques et de la durée de mise en œuvre. Présente la comparaison dans un tableau, puis formule une recommandation argumentée.

Which Copilot prompts should I use for meetings and teamwork?

In Microsoft Teams, Copilot can summarize important discussion points, assign statements to the right people, suggest tasks, and answer questions about the meeting. For recorded or transcribed meetings, the Teams summary can include transcription, notes, agenda and follow-up actions.

Résume cette réunion en dix points maximum. Distingue les sujets abordés, les décisions prises et les questions encore ouvertes. Ne tiens pas compte des bavardages et des répétitions.

• Extract tasks from a meeting:

À partir de la réunion, crée une liste de tâches. Indique pour chaque tâche la personne responsable, l’échéance convenue et, le cas échéant, les dépendances existantes. Mets en évidence les tâches dont la responsabilité n’est pas clairement définie.

• Document decisions:

Dresse la liste de toutes les décisions prises lors de cette réunion. Ajoute pour chacune le contexte associé, les éventuelles contraintes et les prochaines étapes nécessaires. Ne présente pas de simples propositions comme des décisions définitives.

• Prepare a status update for stakeholders:

À partir de cette réunion, prépare un point d’avancement pour les personnes qui n’y ont pas participé. Structure-le en avancées, problèmes actuels, décisions et prochaines étapes. Adopte un ton factuel et limite le texte à 200 mots maximum.

• Identify outstanding questions:

Quelles questions n’ont pas reçu de réponse définitive lors de cette réunion ? Dresse-en la liste par ordre d’urgence et indique, lorsque c’est identifiable, qui peut fournir les informations nécessaires.

• Analyze the meeting critically:

Analyse la réunion sous l’angle de l’atteinte des objectifs et de l’efficacité. Quels points ont été clarifiés, quelles discussions sont restées sans résultat et quels sujets devraient être à nouveau abordés lors du prochain rendez-vous ? Formule trois propositions d’amélioration concrètes.

Are Copilot prompts suitable for other AI assistants?

The main principles of good Copilot prompts are not related to Microsoft products. Other AI assistants also understand tasks better when the goal, context, format, and tone are clearly stated.

A prompt for Copilot can therefore generally also be used starting point for ChatGPT, Google Gemini or IONOS GPT. Depending on the application used, it is sufficient to adapt the references to certain programs or data sources. For example, an Outlook prompt might reference an added email history, while another AI will receive the message as an imported document.

IONOS GPT supports, for example, text editing, research, document analysis and data evaluation. You can import documents to provide context. The data is processed on European infrastructure, is not used for training AI models and is not passed on to third parties.

Once you have mastered the basic techniques of prompt engineeringyou can apply them to different AI tools. The most suitable assistant depends, among other things, on the required functionalities, the existing IT infrastructure, the budget and the requirements for data protection and data processing.

A detailed prompt does not automatically guarantee a correct result. Three mistakes occur particularly often when using AI assistants.

Avoid assigning too many tasks simultaneously

A prompt can become too large. If Copilot has to research, analyze, write, shorten and create a presentation at the same time, some requirements may only be met on the surface. Break complex processes into several work steps:

- Étape 1 : résume le rapport et indique les principaux enseignements.
- Étape 2 : classe les enseignements selon leur importance pour la direction.
- Étape 3 : crée à partir de ces éléments une structure de présentation avec cinq diapositives.

Avoid using ambiguous terms

Wordings like “short”, “professional” or “clear” leave a lot of room for interpretation. Add measurable criteria:

• instead of “short”: 100 mots maximum
• instead of “clear”: sous forme de tableau à quatre colonnes
• instead of “simple”: sans termes techniques et compréhensible pour les débutants
• instead of “professional”: factuel, poli et orienté vers les solutions

Correct errors in a targeted manner

If the first response does not meet your expectations, there is no need to come away with new, complete Copilot prompts. Instead, indicate precisely what needs to be changed:

• Le résumé est encore trop général. Ajoute des chiffres concrets issus du rapport et associe chaque chiffre à la période correspondante.
• Le ton paraît trop promotionnel. Reformule de manière neutre et distingue clairement les faits vérifiables des appréciations.
• La recommandation d’action n’est pas suffisamment justifiée. Indique pour chaque recommandation le bénéfice attendu et un risque possible.

Bottom line: Clear Copilot prompts deliver better results

Good Copilot prompts follow a clear pattern: task, context, format and tone. Describe as precisely as possible what you need, who the result is intended for and how it should be structured. For more complex tasks, several successive prompts often give better results than a single very long instruction. Whether you use Microsoft Copilot or another AI assistant, you should then review the generated content for accuracy, completeness, and appropriate tone. You can therefore speed up routine tasks without losing control over the final result, by applying good prompt engineering practices.